Artigo Publicado nos Anais do 3º Congresso de Gerenciamento de Projetos da Amazônia
Autor: Renato Borges de Souza – renato@sopixel.com.br
Palavras-chaves: Mapeamento de Processos, Gerenciamento de Projetos
Abstract
The search for strategic alignment of business projects can be achieved through consultation documents and information that relate the company’s way of working, culture, where they will support project management. This article reports, through a case study, on the use of process mapping as a source of support for the project management business.
Resumo
A busca do alinhamento estratégico dos projetos empresariais pode ser atingida através da consulta de documentos e informações que relatam a maneira de trabalho da empresa, onde os mesmos irão apoiar o gerenciamento de projetos. O presente artigo relata, através de um estudo de caso, sobre a utilização do mapeamento de processo como fonte de apoio para o gerenciamento de projetos empresariais.
1. Introdução
A criação de uma empresa pode ser motivada por uma ideia, necessidade ou oportunidade. Diante desse fator motivador, as ações para transformação de uma ideia em produto são inúmeras, até que a empresa possa fabricar o produto de maneira contínua. Mas apenas a fabricação do produto não é suficiente. Existem fatores não previsíveis como o mercado, concorrentes, custos, clima, entre outros, que podem prejudicar o funcionamento organizacional e a comercialização de seu produto ou serviço. Entender o funcionamento da empresa e seus diferenciais perante os concorrentes é fator essencial para a sua firmação.
Ações e projetos são demandados constantemente dentro do ambiente empresarial. Pode-se dizer que a chave para o sucesso empresarial reside na capacidade de atrair e realizar projetos com sucesso, cada um com sua particularidade e envolvidos. Um desses envolvidos é a própria organização, que no momento do seu processo de criação, desenvolveu sua missão, visão, valores, objetivos estratégicos e identificou suas atividades, buscando sempre executá-las de forma eficiente. Segundo o PMBOK (PMI – 4ª Edição), projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Trabalhando com projetos, o Gerente de Projetos (GP) deve aplicar todo seu conhecimento, habilidade, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender seus requisitos, visando atingir o nível de qualidade exigido pelo cliente. Apesar de toda importância didática dos fatores ambientais da empresa, muitas delas não possuem um volume grande de informações sobre as mesmas, sendo que muitas dessas informações estão somente na cabeça de alguns poucos funcionários. Para contornar essa dificuldade, o GP não pode focar somente nas ferramentas pesadas do negócio, como cronograma, orçamento e escopo, e perder a visão dos aspectos mais subjetivos do projeto, como a cultura, a qualidade dos recursos humanos e os objetivos previamente definidos pela empresa.
Ter uma fonte de consulta sobre os fatores ambientais da empresa e seu funcionamento, seria de grande valia para o inicio de um novo projeto. O mapeamento de processos pode ser essa fonte, conforme veremos ao longo do artigo.
2. Mapeamento de Processos
As empresas vêm utilizando o Mapeamento de Processos para representar modelos, explicitar conhecimentos e experiências, tornando-o um guia para análise crítica e suporte à tomada de decisão. O Mapeamento de Processos é o trabalho realizado para conhecer o comportamento organizacional, permitindo o desenho ou representação das sequências dos processos, sub-processos, atividades e objetivos. Tem como resultado um conjunto de modelos que devem representar o padrão atual (AS IS) ou esperado/futuro (TO BE) de comportamento do processo empresarial, seguindo sempre os princípios da modelagem de processos. Segundo Bizinoto appud PAIM (2002), os princípios são a aderência, relevância ou suficiência, custo/benefício, clareza, comparabilidade e estruturação sistêmica, no mapeamento de processos.
No Mapeamento de Processos, a notação em Diagramas é utilizada para a construção de um esboço do funcionamento do sistema organizacional. Para Macedo, os diagramas podem ser elaborados por ferramentas CASE (Computer-Aided Software Engineering), como o ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), e serem utilizados como fonte de informação para entendimento dos fatores ambientais da empresa no desenvolvimento de um novo projeto. Dentre os diagramas a serem utilizados, citamos o VAC (Value Added Chain) - Cadeia de Valor, EPC (Event-driven Process Chain) – Cadeia de Processos orientada a Eventos e o OD (Objective Diagram) – Diagramas de Objetivos, conceituados por DIRR, SOUZA, AZEVEDO e SANTORO appud ARIS, 2006, conforme abaixo:
- Diagrama VAC – especifica as funções de uma organização as quais influenciam diretamente o real valor agregado da organização.
- Diagrama EPC – Sequência de tarefas ou atividades, que representam o processo e agregam valor ao negócio.
- Diagrama OD – representa os diferentes objetivos presentes em uma organização ou instância organizacional, além de explicitar as relações de causalidade entre eles.
3. Estudo de caso
Para o presente artigo, desenvolveremos diagramas de mapeamento de processo baseados em uma empresa de TI, focada em tecnologia Web, com a missão de lançar produtos inovadores no mercado de mídias sociais. A empresa é nova no mercado, com funcionários jovens, comunicação direta entre eles, capital de giro baixo, prezando sempre pela criatividade e inovação. O foco dos diagramas será na cadeia de valor Gerir Vendas, responsável por atrair e reter clientes.

Figura 1 – Cadeia de Valor: Macro Processo Gerir Vendas
Cada processo da cadeia de valor possui objetivos relacionados a ele. A execução correta de um processo visa o atendimento de um objetivo estratégico. A Figura 2 representa o Diagrama de Objetivos da empresa em questão, no processo Realizar Vendas, que está abaixo do macro processo Gerir Vendas.

Figura 2 – Diagrama de Objetivos
Para o gerenciamento de projetos, as informações dos diagramas de processo podem ser utilizadas para saber quem está envolvido, quando e como uma função é realizada, antecipando quais stakeholders serão afetados caso uma atividade seja alterada. Para projetos de softwares o uso do Diagrama EPC é um grande benefício, pois representa o fluxo de informação de um processo dentro da empresa, utilizado no desenvolvimento do diagrama de Casos de Uso.
Sendo a proposta do artigo o mapeamento de processos para o gerenciamento de projetos, vamos utilizar o objetivo empresarial “Otimizar o relacionamento com o Cliente”, conforme a Figura 2, que está inserido na cadeia de valor “Gerir Vendas”, para desenvolver o documento de Termo de Abertura do projeto. O Termo de Abertura abaixo conterá alguns campos propostos pelo PMBOK. As informações nele contida terão como base um projeto de CRM (Customer Relationship Management) – Gerencia de Relacionamento com o Cliente, observando onde as informações dos diagramas de processo são utilizadas neste documento.
Termo de Abertura – Projeto CRM
- Propósito do projeto ou justificativa:
- Aumento da produtividade de vendas, através da Fidelização, visto que é mais caro conquistar um cliente que manter um novo.
- Objetivos mensuráveis:
- Aumentar em 20% a venda anual para cada cliente.
- Requisitos de alto nível:
- Gestão da base de clientes segmentadas; Histórico de ações e tarefas realizadas com o cliente; Relatório de produtos vendidos; Facilidade de acesso.
- Descrição do projeto em alto nível, características do produto:
- Projeto: Visa o acompanhamento de informações dos clientes, com acesso rápido às mesmas, apoiando o atendimento ao cliente, otimizando assim o relacionamento com o mesmo, tornando-o fiel a empresa;
- Características do Produto: Interface Web; Facilidade de acesso via navegadores de Internet; Segurança no acesso aos dados; Usabilidade.
- Riscos de alto nível:
- Entendimento falho da Cadeia de Valor – O projeto não atender o objetivo da cadeia de valor.
- Falha na Prospecção de Clientes – Escolha equivocada de clientes, que não necessitam do produto oferecido, para compor a base.
- Nome e responsabilidade das pessoas autorizando o termo de abertura:
- Espaço para adicionar os envolvidos na Cadeia de Valor e nos objetivos empresariais.
Observa-se que no Termo de Abertura, boa parte das frases puderam ser coletadas da Cadeia de Valor e do Diagrama de Objetivos.
Na Tabela 1, é feito um “de-para” visando listar em quais planos de projeto as informações do Mapeamento de Processos podem ser utilizadas. Essa utilização pode ser muito maior, visto que as informações dos diagramas de processo dependem da necessidade da empresa. Caso a necessidade da empresa seja um entendimento macro de seu funcionamento, elas não adicionarão certas informações, consideradas irrelevantes em seus processos, mas que essas mesmas informações seriam de grande valia para os planos de projeto.
Tabela 1. Utilização de Diagrama de Processos nos Planos de Projeto
| Mapeamento de Processos |
Plano de Projetos |
| OD – Diagrama de Objetivos
|
Escopo – Premissas e Restrições, Cultura da empresa, Benefícios esperados, Áreas envolvidas, Business Case, Patrocinador, Termo de Abertura. |
| Riscos – Ameaças e oportunidades, Tolerância e limites para riscos, Complexidade das relações. |
| VAC – Cadeia de Valor |
Comunicação – Áreas envolvidas, Processos afetados. |
| Integração – Stakeholders, Controle integrado de mudanças. |
| Tempo – Definição de cronograma. |
| EPC – Fluxo de Processos |
Comunicação – Stakeholders, Gerenciamento de expectativas, ligação entre setores. |
| Recursos Humanos – Conhecimentos e Habilidades dos gestores. |
| Riscos – Processos e procedimentos da empresa. |
4. Mapear para Gerenciar
Um estudo de benchmarking realizado pelos capítulos brasileiros do PMI (Project Management Institute) aponta que 58% dos projetos nem sempre estão alinhados ao planejamento estratégico empresarial, não atingindo assim, em sua maioria, os benefícios e retornos estratégicos esperados. Visto que a estratégia da empresa impacta na maneira como o projeto será desenvolvido (Enjourney, 2009), a técnica de mapeamento de processos irá prover produtos que permitirão analisar aspectos da organização, para realizar melhores decisões sobre as operações atuais e aprimorar o gerenciamento de projetos futuros.
Quando um Gerente de Projetos for demandado a liderar um novo projeto, sabendo da importância dos fatores ambientais da empresa e processos de negócios, o mesmo deve analisar as diretrizes empresariais, a cadeia de valor que o projeto será inserido e quais objetivos estratégicos estão envolvidos. Isso permite um entendimento prévio da complexidade do projeto, bem como da sua importância para a empresa.
As informações do mapeamento de processos servirão como fonte para o desenvolvimento dos planos de projeto. Usando técnicas de elicitação de requisitos, algumas perguntas poderão ser feitas aos envolvidos na cadeia de valor empresarial, visando o desenvolvimento dos planos de projeto. A percepção prévia dos processos envolvidos permitirá um foco maior do GP na realização das entrevistas. Informações como o processo chave, seus donos e setores envolvidos, sendo devidamente organizadas, serão entradas para a composição dos planos de projetos, como o Plano de Riscos, utilizando os fatores críticos do objetivo como entrada; Plano de Custo, adequando-se de acordo com o orçamento da empresa, definida em seus objetivos; e Plano de Qualidade, no qual o GP determinará os métodos de aceitação de entregas, de acordo com os objetivos do processo.
5. Benefícios
Os tópicos acima citaram na prática como entender o funcionamento baseando-se nas informações dos documentos gerados pelo Mapeamento de Processo. A reutilização dessas informações, não a sua duplicação, é o principal benefício para o Gerenciamento de Projetos, visto que a empresa realizou um trabalho de investimento na estruturação empresarial, definição de processos, documentação, criando suas instruções de trabalho, nomeando os setores envolvidos nos processos, validando esses documentos, tornando-os oficiais dentro da empresa. Quanto mais pessoas se beneficiarem com essas informações, mais vantajoso terá sido o investimento.
Nestas circunstâncias, o GP iria compartilhar a visão empresarial, definida em seus documentos, em prol de seu projeto, utilizando-a como um guia para a coleta de requisitos e desenvolvimento dos planos de projeto. Dessa forma, o GP “venderá” seu projeto com mais confiança por saber que o mesmo está envolvido em um objetivo empresarial, em uma cadeia de valor crítica ou reduzindo a complexidade de um processo. Tudo isso de acordo com o que foi priorizado e previamente definido pela empresa, presumindo-se o envolvimento e interesse da mesma na execução do projeto. Ou seja, alinhamento do projeto com a estratégia da empresa.
6. Referências Bibliográficas
1) Um guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – Quarta Edição – Pmi.org
2) Preparatório para o Exame PMP – Sexta Edição, escrito por Rita Mulcahy, PMP
3) Artigo “Modelo de Processo de Negócio Analisar Pedido de Crédito” escrito por Diir, Souza, Azevedo e Santoro – Disponível em http://np2tec.uniriotec.br:9093/np2tec/publicacoes/RT-NP2TEC-2010-008-ModeloProcesso-AnalisarPedidoCredito-20100811.pdf
4) Artigo “Workshop – Melhoria de Processos – Mapeamento de Processos” – Disponível em: http://www.mp.go.gov.br/portalweb/hp/12/docs/mapeamento_dos_processos.pdf
5) Apresentação “Governança de Processos: Os elementos de um Framework” – Disponível em http://www.enjourney.com.br/wp-content/uploads/2010/10/wp-2-governanca-de-processos-1.pdf Enjourney, 2009.
6) Artigo “Ferramentas de Modelagem de Processo: Uma avaliação” escrito por Macedo, Rodrigo dos Santos e Schmitz, Eber Assis. Disponível em http://www.triadesolucoes.com.br/Files/Artigo_001.pdf